Revisionssichere Mail-Archivierung Fragen und Antworten
Mit welchen Folgen muss man seit dem 01.01.2017 rechnen, wenn man E-Mails nicht archiviert?
Das Finanzamt kann bei Verstoß die Besteuerungsgrundlagen schätzen und eine ordnungsgemäße Aufbewahrung per Zwangsgeld erzwingen.
Generell sind Geldbußen von wenigen hundert bis zu 50.000 Euro möglich.
Welche E-Mails müssen gespeichert werden?
Nach § 147 Abgabenordnung (AO) müssen sämtliche E-Mails mit für die Besteuerung relevanten Inhalten archiviert werden.
Bspw. Handels- oder Geschäftsbriefe, Bücher, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständ-nis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.
Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
Je nach Inhalt zwischen 6-10 (normale Geschäftsvorfälle) und 30 Jahre (Urkunden, Bilanzen, etc.).
Was ist besser: Miet- oder Kauf-Lösung?
Die Kosten und Risiken sind bei der Mietlösung geringer. Bei einer Inhouse-Lösung benötigen Sie geeignete Software und ausfallsichere, redundante Hardware sowie mindestens zwei externe Datensicherungsziele.
Dazu noch jemanden, der das System installiert, betreut, dokumentiert und auf Abruf bereit steht.
Daher ist die Mietlösung in den meisten Unternehmensszenarien auch noch nach weit mehr als 10 Jahren günstiger oder zumindest preisgleich.
Wir haben bereits einen IT-Dienstleister. Ist eine Kooperation möglich?
Es gibt Bereiche, da kommen sich verschiedene IT-Philosophien in die Quere.
E-Mail-Archivierung ist jedoch ein sehr abgrenzbares Themenfeld. Sie können sich daher vertrauensvoll an uns wenden und wir kümmern uns um den Rest.
Warum Mailarchiv365 als Anbieter für die E-Mail-Archivierung wählen?
Wir betreiben und betreuen seit über 15 Jahren (Mail-)Server auf Linux-Basis und konfigurieren diese so, dass auch wir guten Gewissens damit arbeiten können.
Unser Fokus liegt dabei in jeglicher Hinsicht auf den Themen Sicherheit und Verfügbarkeit. Zu diesen Thema bilden wir uns regelmäßig fort.
Wir stehen gerne bei Fragen persönlich zur Verfügung.